一、案卷整理完毕交第二人检验合格并签字后，方可上架；

二、案卷按编号顺序应由左至右，由上而下，由里到外放排列；

三、每个三年对档案账目逐份核对一次，发现问题及时处理，检查完毕应有书面总结；

四、发生失窃、失火、水灾、虫灾及保管人员调动时，应进行专门检查；

五、档案因移交、作废、遗失等需要注销帐、卡时，应有经过批准的书面文件或单据，注销的文件单据应妥善保管；

六、禁止在资料室内使用大功率电器及易燃易爆等物品；资料室应放置灭火器材，并定期进行除虫处理。

七、雨天不应开窗揭帘，晴天不应开窗过夜；气温偏高或偏低时，开空调调节，对温湿度变化应有记录。